O setor Administrativo, da Secretaria Municipal de Defesa Civil de Niterói é responsável pelo atendimento e orientação à população, órgãos e instituições públicas ou privadas. As demandas são captadas através de atendimento presencial ou telefônico, e-mails, petições e documentos (ofícios, processos, comunicações internas), mídias sociais, e respondidas ou direcionadas aos setores responsáveis.

É através do setor que tocamos projetos de leis, processos licitatórios de concorrência ou pregões presenciais ou eletrônicos, acordos de cooperação técnica, convênios, fiscalizamos contratos, gerenciamos adiantamentos de verbas.

Responsável também pela manutenção geral da sede, como realização de limpeza e organização, controle e pagamento de faturas básicas de telefone, água, pedidos de material, controle de bens patrimoniais, organização e controle do almoxarifado, arquivo de documentos, controle de viaturas e combustível, contratação, substituição, exoneração, controle de frequência, férias, auxílios doença de funcionários, suporte a eventos externos e organizações de coffee-breaks.

RECEPÇÃO

A recepção é a porta de entrada da Defesa Civil. Através do primeiro atendimento, captamos as demandas e direcionamos à resposta necessária. O atendimento presencial ao público se dá em horário comercial e atendimento emergencial via telefone ininterrupto, 24h por dia. As principais atividades da recepção são:

• - Atendimento ao público;
• - Abertura de solicitação de vistoria;
• - Agendamento de auditório;
• - Recebimento e protocolo de documentos;
• - Plantão à noite e em finais de semana.

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

Uma das funções do setor é gerenciar a documentação recebida, desde a entrada, tramitação interna, até a sua resposta. Esse gerenciamento é feito desde 2015, através do sistema CECAD (Central de Cadastro e Distribuição). As principais atividades de Gerenciamento de Documentos são:

• - Cadastro e digitalização;
• - Encaminhamento aos setores responsáveis;
• - Controle de prazo;
• - Resposta aos documentos;
• - Emissão de documentos;
• - Encaminhamento de comunicados;
• - Revisão e assinatura;
• - Acompanhamento da entrega dos documentos e arquivamento de guias de remessa.

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

O setor administrativo é responsável pelo gerenciamento do RH de todos os funcionários da Defesa Civil. As principais atividades de Gerenciamento de Recursos Humanos são:

• - Contratação e exoneração de funcionários;
• - Cadastro dos funcionários;
• - Controle de frequência;
• - Programação de férias;
• - Escalas de serviço;
• - Acompanhamento de diário oficial.

GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS

O setor administrativo é responsável pelo gerenciamento de Recursos Materiais da Secretaria. As principais atividades de Gerenciamento de Recursos Materiais são:

• - Limpeza;
• - Solicitação de serviços e reparos;
• - Pedido de material mensal;
• - Solicitação de pagamento de faturas básicas;
• - Controle de bens patrimoniais;
• - Controle de almoxarifado;
• - Arquivamento;
• - Gerenciamento de viaturas (manutenção, combustível e deslocamento);
• - T.I.;
• - Participação de eventos externos.

FINANCEIRO

Responsável pela captação de recursos e gerenciamento financeiro da verba destinada à Secretaria. As principais atividades do Financeiro são:

• - Elaboração da Proposta Orçamentária;
• - Gerenciamento e prestação de contas de adiantamento de verbas;
• - Processos licitatórios;
• - Convênios;
• - Processos de pagamentos aos contratos da Secretaria;
• - Acordos de cooperação técnica;
• - Fiscalização de contratos.